Enregistrer le stockage d'un échantillon

Le stockage des échantillons s'enregistre par le laboratoire d'analyse, sur les installations dont le formulaire de demande prévoit le stockage des échantillons. Les autres formulaires de demande n'affichent pas le bouton Stockage des échantillons.

Une position enregistrée dans le congélateur permet de retrouver le tube plus tard, sans ouvrir chaque boîte. Cela compte surtout pour les échantillons conservés en vue d'un retest, d'un test de confirmation ou d'une revue qualité.

Avant de commencer

• Des échantillons enregistrés dans InteLIS
• Le congélateur, le coffret, la boîte et la position de chaque tube
• La permission de consulter les demandes de test
• Le congélateur configuré sous ADMIN → Paramètres → Stockage en laboratoire. S'il manque, demander à l'administrateur de l'ajouter.

Enregistrer une position

Choisir comment les tubes sont rangés, puis suivre les étapes de haut en bas.

Enregistrer la position au moment où le tube entre dans le congélateur. Une position notée plus tard, de mémoire, est celle où le tube devait aller, pas toujours celle où il se trouve.

Un échantillon à la foisUne boîte entière

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Afficher les demandes de test.
2. Sélectionner Stockage des échantillons en haut à droite de la liste.
3. Choisir le laboratoire dans Nom du laboratoire.
4. Filtrer les échantillons à stocker, avec Date de prélèvement de l'échantillon, Échantillon reçu au laboratoire Date ou Nom de la structure.

5. Sélectionner Obtenir des échantillons.

   Si un échantillon manque dans la liste

   La Date de prélèvement de l'échantillon est préremplie sur les 28 derniers jours. L'élargir pour des échantillons plus anciens, puis sélectionner de nouveau Obtenir des échantillons. Les échantillons annulés ne sont jamais listés.

6. Sur la ligne de chaque échantillon, renseigner les informations de stockage :

   Champ	À saisir
   Volume (ml)	Le volume stocké. Obligatoire, et supérieur à zéro
   Labo	Le laboratoire qui détient le congélateur. Obligatoire
   Congélateur	Le congélateur. Obligatoire
   Coffret	Le coffret dans le congélateur. Obligatoire
   Boîte	La boîte dans le coffret. Obligatoire
   Position	La position dans la boîte. Obligatoire
   Commentaires	Tout ce qui aide à retrouver ou interpréter l'échantillon. Facultatif

   Une ligne à laquelle manque un champ obligatoire n'est pas enregistrée

   InteLIS ignore cette ligne sans le signaler. La page affiche quand même Échantillon ajouté au congélateur avec succès, et le tube n'a aucune position enregistrée. L'étape 9 permet de le repérer.

7. Laisser Date de sortie vide. Ce champ n'enregistre pas la sortie de l'échantillon.

8. Sélectionner Sauvegarder. InteLIS affiche Échantillon ajouté au congélateur avec succès.

9. Vérifier chaque échantillon :

   1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion → Rapports sur les congélateurs et le stockage.
   2. Sélectionner l'onglet Historique du stockage des échantillons.
   3. Choisir le Laboratoire d'analyse, saisir l'ID de l'échantillon, puis sélectionner Rechercher.
   4. La ligne affiche le congélateur, le Coffret, la Boîte et la Position saisis à l'étape 6, avec le statut Added.
   La colonne Stockage actuel reste vide

   Sur la page Stockage des échantillons, Stockage actuel n'affiche pas la position enregistrée dans la version actuelle. Vérifier les positions dans Rapports sur les congélateurs et le stockage.

Ces positions vont sur le formulaire de demande, pas dans les enregistrements de stockage

L'import remplit les champs Congélateur, Coffret, Boîte, Position et Volume (ml) du formulaire de demande de chaque échantillon. Il n'ajoute pas les échantillons aux Rapports sur les congélateurs et le stockage.

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Afficher les demandes de test.
2. Sélectionner Stockage des échantillons en haut à droite de la liste.
3. Sélectionner Stockage Téléchargement en masse.
4. Saisir le code du batch ou du manifeste de la boîte dans Code du lot (ou) Code du manifeste.
5. Sélectionner Télécharger le format Excel. Le fichier se télécharge avec les ID des échantillons et des patients de ce batch ou de ce manifeste déjà remplis.

6. Remplir le fichier. Conserver ses colonnes telles quelles. Leurs en-têtes sont en anglais :

   Colonne	À saisir
   Sample Code	Déjà rempli. Obligatoire
   Patient ID	Déjà rempli
   Location/Freezer Code	Le code du congélateur, tel que configuré sous Stockage en laboratoire. Obligatoire
   Rack	Le coffret. Obligatoire
   Box	La boîte. Obligatoire
   Position	La position. Obligatoire
   Volume (ml)	Le volume. Obligatoire

   Si le code du congélateur est mal saisi

   Un code qui ne correspond à aucun congélateur existant crée un nouveau congélateur avec ce code. Vérifier les codes avant l'import.

7. Sélectionner Charger le fichier et choisir le fichier rempli.

8. Sélectionner Envoyer. InteLIS affiche le Nombre total d'enregistrements dans le fichier, le Nombre d'entrepôts de laboratoire ajoutés et le Nombre de stockages non ajoutés.

   Si certaines lignes n'ont pas été ajoutées

   Un échantillon qui a déjà une position sur son formulaire de demande n'est pas modifié. InteLIS liste les lignes qu'il n'a pas pu ajouter et les propose sous forme de tableur à télécharger.

9. Vérifier quelques échantillons avant de remettre la boîte au congélateur. Dans Afficher les demandes de test, rechercher l'échantillon et sélectionner Modifier. Les champs Congélateur, Coffret, Boîte, Position et Volume (ml) affichent les valeurs importées.

Enregistrer la sortie d'un échantillon

La sortie ne peut pas être enregistrée dans la version actuelle

Le bouton Remove de la page Stockage des échantillons n'apparaît pas, si bien qu'un échantillon ne peut pas être marqué comme retiré. Renseigner Date de sortie puis enregistrer ne le retire pas non plus : cela ajoute un autre enregistrement de stockage et le tube reste affiché comme présent. Signaler les sorties à l'administrateur jusqu'à la correction.

Étapes lorsque le bouton Remove sera de nouveau affiché

1. Sur la page Stockage des échantillons, sélectionner Obtenir des échantillons pour lister l'échantillon.
2. Sélectionner Remove sur sa ligne. Ce bouton s'affiche en anglais.
3. Choisir le motif dans la liste qui apparaît. InteLIS retire l'échantillon aussitôt, sans confirmation, et affiche Sample is removed from this freezer, en anglais.

Choisir Other enregistre le motif other. Choisir un motif de la liste lorsqu'il convient. L'historique de stockage conserve l'endroit où se trouvait le tube et la date de sa sortie.

Retrouver un échantillon stocké

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion → Rapports sur les congélateurs et le stockage.

2. Choisir l'onglet :

   Onglet	Filtres	Affiche
   Rapport sur les congélateurs et le stockage	Laboratoire d'analyse, Congélateur/Stockage	Tous les échantillons d'un congélateur, avec coffret, boîte, position et volume
   Historique du stockage des échantillons	Laboratoire d'analyse, ID de l'échantillon	Tous les enregistrements de stockage d'un échantillon

3. Régler les filtres et sélectionner Rechercher.

4. Pour vérifier le congélateur à la main, sélectionner Exporter vers Excel et comparer le fichier avec les tubes.

Les échantillons enregistrés par Stockage Téléchargement en masse n'apparaissent pas dans ce rapport.