Réceptionner des échantillons envoyés avec un manifeste

Utiliser ce guide lorsqu'un colis d'échantillons arrive d'une structure sanitaire ou d'un autre laboratoire avec un manifeste. L'activation du manifeste enregistre tous les échantillons du colis en une seule action, sans ressaisie.

Avant de commencer

• Le colis, vérifié physiquement par rapport au manifeste
• Le code du manifeste, imprimé sur la fiche jointe au colis
• La date d'arrivée du colis au laboratoire
• La permission d'ajouter des échantillons à partir d'un manifeste

Vérifier d'abord le colis

Compter les tubes par rapport au manifeste avant de toucher à InteLIS. L'activation marque tous les échantillons du manifeste comme reçus au laboratoire. Activer un manifeste pour un colis incomplet laisse des échantillons enregistrés comme reçus alors qu'ils ne sont pas dans le bâtiment.

Si des tubes manquent ou sont endommagés, activer quand même le manifeste, puis rejeter individuellement les échantillons concernés. Voir Gérer les échecs et les échantillons en attente.

Activer le manifeste

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Ajouter des échantillons à partir du manifeste.
2. Saisir le code du manifeste dans Code manifeste de l'échantillon.
3. Sélectionner Envoyer.

InteLIS liste tous les échantillons du manifeste.

1. Comparer le nombre affiché aux tubes présents sur la paillasse.
2. Régler Date de réception de l'échantillon au labo sur la date d'arrivée du colis.
3. Sélectionner Activer les échantillons.

InteLIS confirme par un message indiquant que les échantillons du manifeste ont été activés.

Ce que fait l'activation

L'activation attribue un ID d'échantillon du laboratoire à chaque échantillon du manifeste qui n'en a pas encore, et enregistre la date de réception saisie à l'étape 5.

Tant que le manifeste n'est pas activé, les échantillons ne sont pas disponibles pour le test. La structure sanitaire les a déjà enregistrés, mais ils portent sa propre référence et non un ID du laboratoire.

La liste affiche deux colonnes pour cette raison.

Colonne	Signification
ID de l'échantillon	L'identifiant attribué par ce laboratoire, utilisé sur l'automate et sur le rapport
Remote Sample ID	L'identifiant utilisé par la structure expéditrice, conservé pour lui permettre de suivre l'échantillon

Si le code est refusé

Message	Cause	Que faire
Saisir un code de manifeste valide	Le code ne correspond à aucun manifeste	Vérifier qu'aucun caractère n'est erroné. Confirmer que le manifeste a bien été envoyé à ce laboratoire
Indiquer la date de réception des échantillons	La date de réception est vide	Renseigner la date de réception, puis activer à nouveau
Aucun échantillon listé	Le manifeste a déjà été activé	Rechercher l'un de ses ID d'échantillon dans Afficher les demandes de test

Un manifeste créé sur le système central parvient au laboratoire selon une fréquence définie. Un manifeste généré il y a quelques minutes peut ne pas encore être arrivé. Attendre, puis réessayer.

Vérifier que tout fonctionne

Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Afficher les demandes de test et rechercher le code du manifeste.

Tous les échantillons du colis apparaissent avec un ID d'échantillon et le statut Échantillon enregistré au laboratoire de test.

Suite

Ajouter les échantillons activés à un batch. Voir Créer un batch pour le test.