Réceptionner des échantillons envoyés avec un manifeste

Enregistrer tous les échantillons d'un colis arrivé avec un manifeste, en saisissant une seule fois le code du manifeste.

Le menu Ajouter des échantillons à partir du manifeste apparaît sur l'installation InteLIS propre au laboratoire (LIS). Sur le système central (STS), il n'apparaît que pour les utilisateurs dont le rôle a le type d'accès Laboratoire d'analyse. Les utilisateurs des structures sanitaires ne le voient jamais. Il n'apparaît pas sur une installation autonome.

Avant de commencer :

• Le colis et le manifeste imprimé qu'il contient
• La date et l'heure d'arrivée du colis au laboratoire

Les étapes portent sur la charge virale. Pour un autre test, ouvrir Ajouter des échantillons à partir du manifeste dans le menu Gestion des demandes de ce test.

Choisir la situation qui correspond, puis suivre ses étapes de haut en bas.

Tous les tubes sont arrivésTubes manquants ou endommagés

1. Compter les tubes par rapport au manifeste imprimé.
2. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Ajouter des échantillons à partir du manifeste.
3. Saisir ou scanner le code du manifeste dans Entrer le code manifeste d'échantillons.

4. Sélectionner Envoyer. Les échantillons du manifeste apparaissent dans le tableau.

   Si un message apparaît à la place des échantillons

   Message	Cause	Que faire
   Veuillez saisir l'exemple de code de manifeste	Le champ du code est vide	Saisir le code, puis sélectionner Envoyer
   Aucun manifeste n'a été trouvé avec ce code …	Aucun manifeste portant ce code n'a été envoyé à ce laboratoire	Vérifier chaque caractère du code. Demander à l'expéditeur quel laboratoire indique le manifeste
   Manifeste … est enregistré auprès d'un autre laboratoire d'analyse et ne peut pas être activé ici	Le manifeste indique un autre laboratoire	Demander à l'expéditeur de déplacer le manifeste vers ce laboratoire. Voir Déplacer des manifestes vers un autre laboratoire
   Impossible de récupérer les échantillons pour le manifeste … Veuillez réessayer ou contacter le service d'assistance	Le STS ne détient aucun échantillon pour ce code et ce laboratoire	Vérifier le code. Demander à l'expéditeur quel laboratoire indique le manifeste
   Impossible de synchroniser le manifeste …	Le STS n'a pas répondu	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Impossible de vérifier le manifeste	Le manifeste n'a pas pu être vérifié	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Une erreur s'est produite lors du traitement du manifeste	Le manifeste n'a pas pu être traité	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Réponse invalide du serveur lors du traitement du manifeste …	Le STS a envoyé une réponse illisible pour InteLIS	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance

   Le tableau affiche Veuillez saisir un code manifeste valide pour l'activation tant qu'aucun manifeste n'est chargé. Ce n'est pas une erreur.

5. Vérifier que le nombre de lignes correspond aux tubes présents sur la paillasse.

6. Régler Date de réception de l'échantillon au labo sur la date et l'heure d'arrivée du colis. La date est obligatoire. Sans elle, InteLIS affiche Veuillez indiquer la date à laquelle les échantillons ont été reçus par le laboratoire d'analyse.

7. Sélectionner Activer les échantillons. Le message Des échantillons de ce manifeste ont été activés apparaît. Si tous les échantillons avaient déjà un ID d'échantillon, aucun message ne s'affiche. La date de réception est tout de même enregistrée.

   Activer un manifeste une seule fois

   Activer de nouveau le même manifeste écrase la date de réception de tous ses échantillons. Les dates de test et les statuts sont conservés.

8. Ajouter les échantillons à un batch. Voir Créer un batch pour le test.

1. Compter les tubes par rapport au manifeste imprimé. Noter les ID d'échantillon des tubes manquants ou endommagés.
2. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Ajouter des échantillons à partir du manifeste.
3. Saisir ou scanner le code du manifeste dans Entrer le code manifeste d'échantillons.

4. Sélectionner Envoyer. Les échantillons du manifeste apparaissent dans le tableau.

   Si un message apparaît à la place des échantillons

   Message	Cause	Que faire
   Veuillez saisir l'exemple de code de manifeste	Le champ du code est vide	Saisir le code, puis sélectionner Envoyer
   Aucun manifeste n'a été trouvé avec ce code …	Aucun manifeste portant ce code n'a été envoyé à ce laboratoire	Vérifier chaque caractère du code. Demander à l'expéditeur quel laboratoire indique le manifeste
   Manifeste … est enregistré auprès d'un autre laboratoire d'analyse et ne peut pas être activé ici	Le manifeste indique un autre laboratoire	Demander à l'expéditeur de déplacer le manifeste vers ce laboratoire. Voir Déplacer des manifestes vers un autre laboratoire
   Impossible de récupérer les échantillons pour le manifeste … Veuillez réessayer ou contacter le service d'assistance	Le STS ne détient aucun échantillon pour ce code et ce laboratoire	Vérifier le code. Demander à l'expéditeur quel laboratoire indique le manifeste
   Impossible de synchroniser le manifeste …	Le STS n'a pas répondu	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Impossible de vérifier le manifeste	Le manifeste n'a pas pu être vérifié	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Une erreur s'est produite lors du traitement du manifeste	Le manifeste n'a pas pu être traité	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance
   Réponse invalide du serveur lors du traitement du manifeste …	Le STS a envoyé une réponse illisible pour InteLIS	Sélectionner de nouveau Envoyer. Si le message se répète, contacter l'assistance

   Le tableau affiche Veuillez saisir un code manifeste valide pour l'activation tant qu'aucun manifeste n'est chargé. Ce n'est pas une erreur.

5. Régler Date de réception de l'échantillon au labo sur la date et l'heure d'arrivée du colis. La date est obligatoire. Sans elle, InteLIS affiche Veuillez indiquer la date à laquelle les échantillons ont été reçus par le laboratoire d'analyse.

6. Sélectionner Activer les échantillons. L'activation couvre tous les échantillons du manifeste, y compris les manquants. Le message Des échantillons de ce manifeste ont été activés apparaît. Si tous les échantillons avaient déjà un ID d'échantillon, aucun message ne s'affiche. La date de réception est tout de même enregistrée.

   Activer un manifeste une seule fois

   Activer de nouveau le même manifeste écrase la date de réception de tous ses échantillons. Les dates de test et les statuts sont conservés.

7. Marquer chaque tube manquant Perdu et rejeter chaque échantillon endommagé avec un motif. Voir Vérifier et approuver les résultats.

8. Indiquer à l'expéditeur les échantillons rejetés ou perdus, afin qu'il prélève de nouveau.
9. Ajouter les autres échantillons à un batch. Voir Créer un batch pour le test.

Vérifier que tout fonctionne

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Afficher les demandes de test.
2. Filtrer sur le code du manifeste.

Chaque échantillon du colis a un ID d'échantillon et le statut Sample Registered at Testing Lab (échantillon enregistré au laboratoire d'analyse).

Ce que fait l'activation

L'activation attribue un ID d'échantillon du laboratoire à chaque échantillon du manifeste qui n'en a pas encore. Elle enregistre la date de réception et fait passer chaque échantillon au statut Sample Registered at Testing Lab (échantillon enregistré au laboratoire d'analyse). Jusque-là, les échantillons ne portent que l'identifiant utilisé par la structure expéditrice et ne sont pas prêts pour le test.

Colonne	Signification
ID de l'échantillon	L'identifiant attribué par ce laboratoire, utilisé sur l'automate et sur le rapport
ID de l'échantillon à distance	L'identifiant utilisé par la structure expéditrice, conservé pour lui permettre de suivre l'échantillon

Sur un LIS, Envoyer compare chaque fois le manifeste avec le STS et le récupère de nouveau lorsque la copie du laboratoire est absente ou périmée. Une connexion Internet est nécessaire.