Saisir les résultats de charge virale

Faire parvenir à InteLIS les résultats d'une série terminée sur l'automate.

Avant de commencer

• Un batch dont la série est terminée sur l'automate
• La permission d'enregistrer des résultats

Choisir la façon dont les résultats parviennent à InteLIS, puis suivre ses étapes de haut en bas.

Outil d'interfaceImport de fichierSaisie manuelleTests personnalisés

À utiliser lorsque l'automate est relié à l'outil d'interface. L'outil d'interface transmet les résultats de charge virale du VIH, d'EID et d'hépatite. Il ne transmet pas les résultats de TB ni de Tests personnalisés.

1. Sur l'automate, libérer la série. Sauter cette étape si l'automate libère les résultats de lui-même.
2. Sur l'ordinateur du laboratoire, ouvrir l'outil d'interface.

3. Vérifier que l'automate est indiqué comme Connected.

   Si l'automate n'est pas indiqué comme Connected entre deux séries

   Certains automates n'ouvrent la connexion que lorsqu'ils ont des résultats à envoyer. Vérifier à nouveau pendant que l'automate libère la série.

4. Dans InteLIS, aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Afficher les demandes de test.

5. Rechercher le code du batch. Chaque échantillon arrivé porte un résultat.

   Si les résultats n'arrivent pas

   Procéder dans cet ordre.

   1. Vérifier que l'automate a libéré la série.
   2. Vérifier que l'outil d'interface fonctionne et indique l'automate comme Connected.
   3. Vérifier que les ID d'échantillon sur l'automate correspondent à ceux d'InteLIS. Un résultat portant un ID inconnu ne se rattache à aucun échantillon.
   4. Demander à l'administrateur d'ouvrir ADMIN → Structures sanitaires, de modifier le laboratoire de test et de vérifier le panneau Connexions des outils d'interface en bas de page. Chaque installation connectée affiche un Statut et une Dernière connexion. Le panneau n'apparaît que sur les installations où le contact support du laboratoire a activé les connexions de l'outil d'interface. Sans le panneau, demander au contact support de vérifier la connexion.

   Si les résultats n'arrivent toujours pas, saisir la série par Import de fichier.

6. Vérifier le statut des résultats. Les résultats de l'interface arrivent approuvés, avec le statut Accepted (accepté), prêts à imprimer.

   Si les résultats affichent Awaiting Approval

   Le contact support du laboratoire a désactivé l'approbation automatique des résultats de l'interface sur cette installation. Les approuver. Voir Vérifier et approuver les résultats.

À utiliser lorsque l'automate ne peut pas joindre l'outil d'interface mais peut exporter un fichier de résultats.

1. Sur l'automate, exporter les résultats de la série en fichier xls, xlsx, csv ou txt. Le fichier porte les ID d'échantillon du PDF du batch.
2. Dans InteLIS, aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des résultats des tests → Importer les résultats d'un fichier.

3. Choisir l'automate qui a passé le batch dans Nom de l'instrument/plateforme.

   Si l'import est illisible ou vide

   InteLIS lit le fichier selon la présentation de l'automate choisi ici. Recommencer et choisir l'automate qui a produit le fichier.

4. Choisir le Nom/code de la machine spécifique.

5. Vérifier le Format de date. Si l'automate a un format préconfiguré, il est déjà rempli. Sinon, coller une date copiée depuis le fichier. InteLIS en déduit le format.
6. Choisir le Nom du laboratoire d'analyse. Les résultats ne vont qu'aux échantillons de ce laboratoire et aux échantillons qu'aucun laboratoire n'a encore pris en charge.
7. Sélectionner le fichier sous Téléverser Charge virale du VIH Fichier.
8. Sélectionner Envoyer. InteLIS liste chaque ligne lue. La couleur de la case ID de chaque ligne correspond à une entrée Source de l'échantillon de la légende située au-dessus de la liste. Une marque colorée sur la date du test correspond à une entrée Écart de date.

9. Vérifier chaque ligne par rapport à la légende.

   Entrée de la légende	Signification	Action
   Résultat pour l'ID de l'échantillon du VLSM	L'ID correspond à un échantillon enregistré	Accepter
   ID de l'échantillon/ID ne provenant pas du VLSM	L'ID ne correspond à aucun échantillon de ce laboratoire, appartient à un autre laboratoire ou correspond à plusieurs échantillons. Pointer la case pour voir le cas	Ne pas accepter. Chercher pourquoi l'ID diffère. Un résultat pour l'échantillon d'un autre laboratoire, ou pour un ID partagé par plusieurs échantillons, n'est pas enregistré
   Le résultat existe déjà pour cet échantillon	L'échantillon a déjà un résultat	N'écraser que si le nouveau résultat est le bon
   Date du test : environ 1 mois après le prélèvement	La date du test est postérieure d'un mois ou plus au prélèvement	Vérifier la date
   Date du test : environ 1 an après le prélèvement	La date du test est postérieure d'un an ou plus au prélèvement	Vérifier la date. Un écart d'un an est le plus souvent une faute de frappe

10. Régler le Statut de chaque ligne : Accepted, Hold, Rejected ou Failed. Pour une ligne réglée sur Rejected, choisir le Motif de rejet.

    Pour accepter toutes les lignes en une fois

    Sélectionner Accepter tous les échantillons. Les lignes dont le résultat indique un échec passent à Failed. Les autres lignes sans statut passent à Accepted uniquement si le fichier leur a donné un résultat. Les lignes réglées sur Hold ou Rejected gardent leur statut, sauf si le résultat indique un échec. InteLIS nomme chaque ligne non acceptée faute de résultat lu. Régler ces lignes à la main.

11. Choisir Examiné par, Révisé par et Approuvé par.

    Si InteLIS signale que la même personne examine et approuve le résultat

    La configuration du laboratoire décide de la suite. Soit InteLIS demande une confirmation, soit il refuse. En cas de refus, choisir une autre personne pour Approuvé par.

12. Sélectionner Sauvegarder.

    Si InteLIS signale qu'un ou plusieurs échantillons n'ont pas de date de test

    Saisir la date de test manquante sur chaque ligne qui n'en a pas, puis sélectionner à nouveau Sauvegarder.

À utiliser uniquement lorsque l'automate ne peut ni se connecter ni exporter de fichier.

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des résultats des tests → Saisir le résultat manuellement.
2. Dans la liste déroulante au-dessus de la liste, choisir Résultats non enregistrés. La liste n'affiche plus que les échantillons en attente de résultat.
3. Sélectionner Saisir le résultat sur la ligne de l'échantillon.

4. Remplir la section Informations sur le laboratoire.

   Champ	À saisir
   Date de réception de l'échantillon au laboratoire d'analyse	La date d'arrivée de l'échantillon au laboratoire
   Date de l'analyse de l'échantillon	La date de passage sur l'automate
   Plate-forme de test VL	L'automate utilisé
   Résultat de la charge virale (copies/mL)	Le résultat tel qu'imprimé par l'automate
   Révisé par, Examiné par, Approuvé par	Le personnel responsable
   Commentaires de Lab Technicien	Tout commentaire que le rapport doit porter

   Les formulaires nationaux diffèrent par endroits. Par exemple, certains formulaires nomment le champ de l'automate Testing Platform.

   Si l'échantillon a été rejeté

   Enregistrer le rejet au lieu d'un résultat.

   1. Régler L'échantillon est-il rejeté ? sur Oui.
   2. Choisir le Motif de rejet.
   3. Renseigner la Date de rejet.

   Le motif figure sur le rapport de résultat et dans le rapport de rejet d'échantillons.

   Si l'automate a rendu un échec

   1. Saisir Failed comme Résultat de la charge virale (copies/mL).
   2. Choisir la Raison de l'échec.

   L'échantillon passe dans Échec/Echantillons en attente pour un retest. Voir Gérer les échecs et les échantillons en attente.

5. Relire le résultat à l'écran par rapport au tirage de l'automate.

6. Sélectionner Sauvegarder. Le résultat passe à Awaiting Approval (en attente d'approbation). Voir Vérifier et approuver les résultats.

Les Tests personnalisés n'ont ni outil d'interface ni import de fichier. Leurs résultats se saisissent toujours à la main, une fiche de test par test.

1. Aller à AUTRES EXAMENS DE LABORATOIRE → Gestion des résultats des tests → Saisir le résultat manuellement.
2. Sélectionner Saisir le résultat sur la ligne de l'échantillon.
3. Sélectionner Ajouter Test pour un test effectué sur l'échantillon.
4. Enregistrer le résultat de ce test sur sa fiche. Une fiche enregistre un test réalisé dans ce laboratoire ou un test confié à un autre laboratoire.
5. Répéter les étapes 3 et 4 pour chaque test effectué sur l'échantillon.

6. Régler Passer à l'interprétation finale ? sur Oui.

   Enregistrer d'abord toutes les fiches de test

   La saisie de l'interprétation finale verrouille l'ajout de tests et les références sur l'échantillon.

7. Saisir l'Interprétation finale.

   Si l'échantillon reste à Sample Registered at Testing Lab

   L'interprétation finale manque. Sans elle, l'échantillon reste à Sample Registered at Testing Lab (échantillon enregistré au laboratoire d'analyse) quel que soit le nombre de fiches enregistrées, et il n'atteint jamais la file d'approbation. Rouvrir l'échantillon et refaire les étapes 6 et 7.

8. Sélectionner Sauvegarder.

Vérifier que tout fonctionne

1. Aller à Afficher les demandes de test sous Gestion des demandes pour le type de test.
2. Rechercher le code du batch.

Chaque échantillon de la série porte un résultat, un rejet ou un échec. Un échantillon sans aucun des trois n'est pas parvenu à InteLIS. Vérifier son ID par rapport à l'automate.

Suite

Vérifier et approuver les résultats.