Envoyer des échantillons à un laboratoire avec un manifeste

Un manifeste est la liste de colisage d'un lot d'échantillons expédié vers un laboratoire de test. Il enregistre les ID d'échantillon contenus dans le colis, ce qui permet au laboratoire destinataire d'enregistrer le colis entier en saisissant un seul code.

Utiliser ce guide dans une structure sanitaire qui envoie des échantillons pour analyse, ou dans un laboratoire qui réfère des échantillons à un autre laboratoire.

Avant de commencer

• Les demandes de test enregistrées dans InteLIS, une par échantillon du colis. Voir Enregistrer une demande de test de charge virale
• Le laboratoire de test destinataire
• La permission de gérer les manifestes

Enregistrer les demandes avant de constituer le manifeste. Le manifeste se compose à partir de demandes qui existent déjà.

Créer le manifeste

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.
2. Sélectionner Ajouter un manifeste d'envoi d'échantillons.
3. Choisir le Labo de test destinataire.
4. Saisir ou accepter le Code du manifeste.
5. Renseigner l'Opérateur/Technicien qui prépare le colis.
6. Renseigner le Point de prélèvement de l'échantillon si la structure prélève sur plusieurs points.

Ajouter les échantillons

1. Filtrer la liste par Type d'échantillon et Date de prélèvement de l'échantillon.
2. Sélectionner Rechercher.
3. Cocher chaque échantillon placé dans le colis.
4. Sélectionner Sauvegarder.

Ne cocher que les échantillons physiquement présents dans le colis. Un manifeste qui liste un échantillon absent de la boîte conduit le laboratoire destinataire à enregistrer un échantillon qu'il n'a jamais reçu.

Imprimer le manifeste

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.
2. Trouver le manifeste.
3. Sélectionner Imprimer le manifeste PDF.

Placer le manifeste imprimé dans le colis. En conserver une copie sur le site expéditeur.

Le laboratoire destinataire a besoin du code du manifeste figurant sur cette fiche pour enregistrer le colis. Voir Réceptionner des échantillons envoyés avec un manifeste.

Modifier un manifeste avant l'expédition

Sélectionner Modifier sur la ligne du manifeste pour ajouter ou retirer des échantillons.

Une fois le manifeste expédié, Modifier est désactivé. Un manifeste expédié est la trace de ce qui a physiquement quitté le site, il ne change donc plus ensuite.

Si un manifeste expédié comporte une erreur, prévenir le laboratoire destinataire. Il peut rejeter ou mettre en attente les échantillons concernés à l'arrivée.

Rediriger des manifestes vers un autre laboratoire

Lorsqu'un laboratoire de test est hors service, les manifestes qui lui ont déjà été adressés peuvent être réaffectés.

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.
2. Sélectionner Déplacer le manifeste.
3. Renseigner Manifest From Testing Lab et une période pour trouver les manifestes.
4. Choisir la destination dans Assign to Testing Lab.
5. Saisir le motif du déplacement.
6. Enregistrer.

Saisir un motif qui explique le déplacement. C'est la seule trace de la raison pour laquelle les échantillons sont partis vers un autre laboratoire que celui choisi initialement.

Déplacer également les colis physiques. Réaffecter le manifeste ne modifie que les enregistrements.

Vérifier que tout fonctionne

Le manifeste apparaît dans la liste avec le bon nombre d'échantillons et le bon laboratoire de test.

Après activation par le laboratoire destinataire, les échantillons portent un ID du laboratoire en plus de la référence propre à la structure.