Envoyer des échantillons à un laboratoire avec un manifeste

Lister les échantillons d'un colis sur un manifeste, afin que le laboratoire d'analyse enregistre le colis entier en saisissant un seul code.

Le menu des manifestes n'existe que sur le système central (STS). Un laboratoire qui dispose de sa propre installation InteLIS (LIS) ne le voit jamais. Utiliser ce guide sur le STS, dans une structure sanitaire qui envoie des échantillons ou dans un laboratoire qui réfère des échantillons.

Avant de commencer :

• Enregistrer une demande de test pour chaque échantillon du colis. Voir Enregistrer une demande de test de charge virale. Le manifeste se compose à partir de demandes qui existent déjà.
• Renseigner sur chaque demande le laboratoire d'analyse destinataire du colis.

Les étapes portent sur la charge virale. Pour un autre test, ouvrir le menu du manifeste dans le groupe de ce test.

Groupe de menu	Menu du manifeste
CHARGE VIRALE DU VIH	Manifeste VL
DIAGNOSTIC PRÉCOCE DU NOURRISSON (EID)	Manifeste de l'EID
TUBERCULOSE	Manifeste TB
COVID-19	Manifeste Covid-19
HEPATITE	Manifeste Hépatite
CD4	Manifeste CD4
AUTRES EXAMENS DE LABORATOIRE	Manifeste de test de laboratoire

Choisir la situation qui correspond, puis suivre ses étapes de haut en bas.

Nouveau colisModifier un manifesteDéplacer des manifestes vers un autre laboratoire

Constituer le manifeste

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.
2. Sélectionner Ajouter un manifeste d'envoi d'échantillons. Le Code du manifeste est déjà rempli et ne peut pas être modifié.
3. Choisir le Laboratoire d'analyse destinataire du colis.
4. Choisir l'Opérateur/Technicien qui prépare le colis.
5. Pour réduire la liste, renseigner Point de prélèvement de l'échantillon, Type d'échantillon ou Date de prélèvement de l'échantillon.

6. Sélectionner Rechercher. Les échantillons en attente d'envoi apparaissent dans la liste de gauche.

   Si un échantillon manque dans la liste

   La liste n'affiche que les demandes qui :

   • ont été enregistrées sur le STS
   • indiquent le laboratoire d'analyse choisi
   • ne figurent pas sur un autre manifeste
   • ne sont pas annulées
   • ont été prélevés dans la période Date de prélèvement de l'échantillon, préremplie sur les 28 derniers jours. L'élargir pour des échantillons plus anciens.

   Ouvrir la demande et vérifier son laboratoire d'analyse. Puis sélectionner de nouveau Rechercher.

7. Passer dans la liste de droite chaque échantillon présent dans le colis. Utiliser les boutons fléchés situés entre les deux listes. Le champ de recherche au-dessus de chaque liste retrouve un ID d'échantillon.

8. Vérifier que Nombre d'échantillons sélectionnés correspond aux tubes du colis.

   Ne sélectionner que les échantillons physiquement présents dans le colis. Le laboratoire destinataire enregistre comme reçu chaque échantillon listé.

9. Sélectionner Sauvegarder. La liste des manifestes s'ouvre.

Imprimer le manifeste

10. Trouver le manifeste dans la liste. Vérifier son Laboratoire d'analyse et son Nombre d'échantillons.
11. Sélectionner Imprimer le manifeste PDF.
12. Placer le manifeste imprimé dans le colis. En conserver une copie sur le site expéditeur.

Le laboratoire destinataire saisit le code du manifeste figurant sur cette fiche. Voir Réceptionner des échantillons envoyés avec un manifeste.

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.

2. Sélectionner Edit sur la ligne du manifeste. Les échantillons déjà présents sur le manifeste apparaissent dans la liste de droite.

   Si Edit est grisé

   Le laboratoire d'analyse a déjà reçu le colis, donc le manifeste ne peut plus changer. S'il comporte une erreur, prévenir le laboratoire d'analyse. Le laboratoire peut rejeter les échantillons concernés.

   Si un échantillon a été annulé après son ajout au manifeste, l'écran de modification l'affiche sous Les échantillons annulés seront retirés de ce manifeste. L'enregistrement le retire.

   Le Laboratoire d'analyse ne peut plus être modifié sur cet écran une fois renseigné.

3. Pour ajouter des échantillons, les passer de la liste de gauche à la liste de droite. Pour réduire la liste de gauche, modifier les filtres et sélectionner Rechercher.

4. Pour retirer des échantillons, les renvoyer dans la liste de gauche.
5. Vérifier que Nombre d'échantillons sélectionnés correspond aux tubes du colis.
6. Saisir la Raison du changement de manifeste. Ce champ est obligatoire.
7. Sélectionner Submit.
8. Sélectionner Imprimer le manifeste PDF sur la ligne du manifeste.
9. Remplacer l'ancien manifeste imprimé du colis par le nouveau.

À propos du champ Statut du manifeste

Le Statut du manifeste change tout seul et est verrouillé sur cet écran :

Statut	Réglé quand
En attente	Le manifeste est créé.
Expédié	Le manifeste est imprimé pour la première fois.
Reçu	Le laboratoire d'analyse réceptionne le colis. Le manifeste ne peut plus être modifié ensuite.

À utiliser lorsqu'un laboratoire d'analyse ne peut pas prendre en charge les colis qui lui ont déjà été envoyés. Déplacer le manifeste dépend d'une permission distincte. Si le bouton est absent, s'adresser à l'administrateur.

1. Aller à CHARGE VIRALE DU VIH → Gestion des demandes → Manifeste VL.
2. Sélectionner Déplacer le manifeste.
3. Choisir le laboratoire auquel les manifestes ont été envoyés dans Manifeste du laboratoire d'analyse.
4. Pour réduire la liste, renseigner une Plage de dates. Elle filtre sur la date de création de chaque manifeste.
5. Sélectionner Search Manifests.
6. Passer dans la liste de droite chaque manifeste à réaffecter.
7. Choisir le nouveau laboratoire dans Affectation au laboratoire d'analyse.
8. Saisir le Motif du déménagement Manifeste(s). C'est la seule trace de la raison pour laquelle les échantillons sont partis vers un autre laboratoire.
9. Sélectionner Save Changes. La liste des manifestes s'ouvre.
10. Envoyer les colis physiques au nouveau laboratoire. Le déplacement ne modifie que les enregistrements.

Si le premier laboratoire a déjà activé le manifeste

Le déplacement efface les ID d'échantillon attribués par le premier laboratoire. Le nouveau laboratoire active le manifeste et attribue ses propres ID d'échantillon. L'identifiant utilisé par la structure expéditrice reste le même.

Vérifier que tout fonctionne

Le manifeste apparaît dans la liste avec le bon Laboratoire d'analyse et le bon Nombre d'échantillons.

Après activation par le laboratoire destinataire, chaque échantillon porte un ID d'échantillon du laboratoire à côté de l'identifiant utilisé par la structure.