Ajouter ou mettre à jour plusieurs structures à la fois

Charger une liste de structures depuis un seul fichier Excel, ou corriger de nombreuses structures existantes en une fois. Rien n'est enregistré tant que la revue n'est pas acceptée.

Avant de commencer

• Un compte avec des droits d'administrateur sur le STS, ou sur une installation autonome. Un LIS n'a pas de bouton Chargement groupé
• Les structures dans un fichier .xlsx, 20 000 lignes au plus

Choisir la situation, puis suivre ses étapes de haut en bas.

Ajouter de nouvelles structuresMettre à jour des structures existantes

Préparer le fichier

1. Aller à ADMIN → Structures sanitaires.
2. Sélectionner Chargement groupé.
3. Sélectionner Télécharger le modèle vierge.

4. Remplir une structure par ligne. Garder les colonnes dans leur ordre, et laisser la ligne d'en-tête en place.

   Colonne	Ce qu'il faut saisir
   Nom de la structure	Obligatoire
   Code de la structure	Le code national unique. Laissé vide pour un laboratoire d'analyse, InteLIS en génère un. Enregistré en majuscules. La revue montre toute modification
   Code d'établissement externe	Un second code utilisé par un autre système
   Province, District	Obligatoires. Un nom qu'InteLIS ne connaît pas est ajouté comme nouvelle province ou nouveau district
   Type d'installation	Obligatoire. 1 Etablissement de santé, 2 Laboratoire d'analyse, 3 Site de prélèvement. Le nom du type en anglais, par exemple Testing Lab, est aussi accepté
   Adresse, Courriel, Numéro de téléphone	Facultatifs
   Latitude, Longitude	Facultatives. Latitude entre -90 et 90, longitude entre -180 et 180
   Statut	active ou inactive. Vide, la structure est ajoutée comme active

Charger et vérifier

5. Sous Comment traiter les structures existantes ?, garder Ajouter les nouvelles uniquement. Les lignes qui correspondent à une structure existante sont ignorées.
6. Déposer le fichier sur la page, ou sélectionner parcourir et le choisir.
7. Sélectionner Vérifier le téléversement. Rien n'est encore enregistré. La revue expire après 24 heures. Passé ce délai, charger à nouveau le fichier.

8. Lire le Résultat de chaque ligne :

   Résultat	Signification
   Nouveau	La ligne est ajoutée
   Ignorée	Une structure de ce nom ou de ce code existe déjà
   Erreur	La ligne ne peut pas être enregistrée. Détails en donne la raison

9. Sélectionner la tuile Avertissements au-dessus du tableau. Lire chaque avertissement. Les lignes avec un avertissement commencent décochées.

   Avertissements sur les nouvelles lignes

   Avertissement	Risque
   Le nom est presque identique à celui de la structure existante …	La structure est ajoutée deux fois
   Le nom est proche de … dans le même district	La structure est ajoutée deux fois
   Le nom ressemble à la structure de la ligne …	Le fichier liste la structure deux fois
   Les coordonnées sont identiques à celles de la structure existante …	La structure est ajoutée deux fois

10. Cocher chaque ligne avec avertissement qui est bien une nouvelle structure.

11. Sélectionner Importer les lignes cochées. Pour abandonner le chargement, sélectionner Annuler.
12. Confirmer l'invite concernant les lignes avec avertissements, quand elle apparaît.

Terminer

13. Lire le bilan. Non enregistrées doit valoir 0.

    Si des lignes n'ont pas été enregistrées

    Une ligne n'est pas enregistrée lorsque son nom, son code ou son code externe est déjà utilisé par une autre structure. Sélectionner Télécharger les lignes non enregistrées. Corriger les lignes, puis charger ce fichier à partir de l'étape 5.

14. Rattacher les nouvelles structures à leurs types de test. Le fichier ne porte aucun type de test : les nouvelles structures ne figurent donc encore sur aucun formulaire de demande. Voir Rattacher plusieurs structures à un type de test.

Préparer le fichier

1. Aller à ADMIN → Structures sanitaires.
2. Sélectionner Chargement groupé.
3. Sélectionner Exporter les structures existantes. L'export a la mise en page du chargement.
4. Modifier les lignes à changer. Supprimer celles qui n'ont besoin d'aucun changement. Une cellule facultative vide garde la valeur déjà enregistrée.

Charger et vérifier

5. Sous Comment traiter les structures existantes ?, choisir comment une ligne trouve sa structure :

   Option	Effet
   Rapprocher par nom et code	Met à jour seulement lorsque le nom et le code appartiennent à la même structure. La mise à jour la plus sûre
   Rapprocher par code	Met à jour la structure qui porte le même code. À utiliser pour renommer des structures
   Rapprocher par nom	Met à jour la structure qui porte le même nom

   Les lignes qui ne correspondent à rien sont ajoutées comme nouvelles structures.

6. Déposer le fichier sur la page, ou sélectionner parcourir et le choisir.

7. Sélectionner Vérifier le téléversement. Rien n'est encore enregistré. La revue expire après 24 heures. Passé ce délai, charger à nouveau le fichier.

8. Lire le Résultat de chaque ligne :

   Résultat	Signification
   Mettre à jour	La ligne modifie la structure. Détails liste chaque champ modifié
   Aucun changement	La ligne correspond à la structure enregistrée
   Nouveau	La ligne ne correspond à aucune structure et est ajoutée
   Ignorée	La ligne ne peut pas être rapprochée avec l'option choisie
   Erreur	La ligne ne peut pas être enregistrée. Détails en donne la raison

9. Sélectionner la tuile Avertissements au-dessus du tableau. Lire chaque avertissement. Les lignes avec un avertissement commencent décochées.

   Avertissements sur les lignes mises à jour

   Avertissement	Risque
   Le nom de la structure change beaucoup …	La ligne a été rapprochée de la mauvaise structure
   La structure passe dans une autre province	La ligne a été rapprochée de la mauvaise structure
   Les coordonnées déplacent la structure d'environ … km	La ligne a été rapprochée de la mauvaise structure
   Le type de structure passe de … à …	Les formulaires et listes qui dépendent du type changent
   Le code de la structure d'un laboratoire d'analyse change	Le code entre dans les codes d'échantillon générés par le laboratoire
   Le code externe de la structure change	Les autres systèmes qui s'appuient sur l'ancien code ne trouvent plus la structure
   La structure sera rendue inactive	La structure quitte toutes les listes actives

10. Cocher chaque ligne avec avertissement dont le changement est voulu.

11. Sélectionner Importer les lignes cochées. Pour abandonner le chargement, sélectionner Annuler.
12. Confirmer l'invite concernant les lignes avec avertissements, quand elle apparaît.

Terminer

13. Lire le bilan. Non enregistrées doit valoir 0.

    Si des lignes n'ont pas été enregistrées

    Une ligne n'est pas enregistrée pour l'une de deux raisons :

    • Sa structure a été modifiée par quelqu'un d'autre après la revue.
    • Son nom, son code ou son code externe est déjà utilisé par une autre structure.

    Sélectionner Télécharger les lignes non enregistrées, corriger les lignes, puis charger ce fichier à partir de l'étape 5.

Vérifier que tout fonctionne

Contrôle	Attendu
Bilan	Non enregistrées vaut 0, et Ajoutées plus Mises à jour correspond aux lignes cochées
Liste des structures	Un échantillon des structures modifiées montre les nouvelles valeurs
Formulaire de demande	Les nouvelles structures apparaissent une fois rattachées à leurs types de test