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Surveiller et auditer InteLIS

Trouver qui a modifié une fiche, vérifier que les données et les résultats des automates circulent, et lire la performance du laboratoire. La plupart des pages se trouvent sous ADMIN → Surveillance. Activité des instruments, Indicateurs de performance du laboratoire et Réseau de référencement des échantillons se trouvent sous ADMIN → Rapports.

Avant de commencer

  • Un compte dont le rôle porte les pages de Surveillance nécessaires. Le rôle Admin intégré les voit toutes
  • Sur la page des rôles, Indicateurs de performance du laboratoire, Activité des instruments et Exemple de réseau de recommandation s'accordent sous Rapports, et non sous Surveillance
Quelles pages apparaissent
Installation Pages
Autonome ou LIS Toutes les pages sauf État de la synchronisation du laboratoire et Tableau de bord de l’API
STS Toutes les pages
Cloud Pour les utilisateurs sans le rôle Admin intégré : Journal d’activité de l’utilisateur, Piste d’audit et Visualisateur de fichiers journaux uniquement

Utilisation des pages n'apparaît que pour le rôle Admin intégré, et pour les rôles qui ont reçu le privilège Utilisation des pages sur la page des rôles. Aucun autre rôle ne le porte par défaut.

Quelle page répond à quelle question

Question Page
Qui a modifié cet échantillon, et en quoi ? Piste d’audit
Qu'a fait cet utilisateur, et quand s'est-il connecté ? Journal d’activité de l’utilisateur
Quelles pages les utilisateurs ouvrent-ils, et combien de temps ? Utilisation des pages
Les données ont-elles atteint le STS ? Historique de l’API sur un LIS. État de la synchronisation du laboratoire sur le STS
D'où viennent les demandes du STS, et les résultats sont-ils repartis ? Tableau de bord de l’API
Cet automate envoie-t-il toujours ? Activité des instruments
Combien de tests ont été réalisés sur chaque instrument et chaque test ? Activité des instruments
Combien de temps le laboratoire met-il, et à quelle fréquence les tests échouent-ils ? Indicateurs de performance du laboratoire
Où les échantillons se perdent-ils entre la demande et le résultat ? Source des demandes
Que contient InteLIS derrière un résultat ? Métadonnées des résultats des tests
Quelles structures envoient des échantillons à quel laboratoire ? Réseau de référencement des échantillons
Quelles erreurs le système a-t-il consignées ? Visualisateur de fichiers journaux

Trouver qui a modifié un échantillon

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Piste d’audit.
  2. Renseigner Type de test.
  3. Saisir l'ID de l'échantillon ou ID de l'échantillon à distance.
  4. Sélectionner Envoyer.

  5. Lire l'Affichage Tableau : une ligne par révision, avec l'utilisateur qui l'a enregistrée et le moment. Ouvrir Changements uniquement pour voir chaque champ modifié avec son Ancienne Valeur et sa Nouvelle Valeur.

    Autres vues
    Vue Montre
    Vue de la Chronologie Chaque révision comme une entrée d'une chronologie
    Comparer les versions Deux révisions choisies côte à côte
    Exporter au format CSV L'historique en fichier, à envoyer au support ou à un auditeur
    Si la page indique que l'échantillon n'appartient pas au laboratoire

    Sur une instance cloud, la Piste d'audit n'ouvre que les échantillons du laboratoire de l'utilisateur.

  6. Pour la TB, la COVID-19 et les tests personnalisés, lire Historique des tests sous l'historique de l'échantillon : une ligne par modification d'un des tests de l'échantillon, chaque modification étant signalée par rapport à la révision précédente de ce test. L'historique commence avec la mise à jour qui a ajouté cette section.

Voir ce qu'a fait un utilisateur

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Journal d’activité de l’utilisateur.
  2. Sous Afficher, choisir Tout, Actions ou Connexions.
  3. Renseigner Plage de dates et Utilisateur.
  4. Lire les entrées. Chacune porte l'utilisateur, l'action, l'adresse IP et le navigateur.
  5. Pour suivre une connexion du début à la fin, sélectionner Filtrer par cette session sur l'une de ses entrées.

Le Journal d'activité de l'utilisateur enregistre ce que les utilisateurs ont fait. Pour voir les anciennes et nouvelles valeurs d'un échantillon, utiliser la Piste d'audit.

Voir quelles pages sont utilisées

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Utilisation des pages.
  2. Renseigner Plage de dates. Renseigner Utilisateur pour se limiter à une personne.
  3. Lire les cartes : Utilisateurs, Sessions, Pages utilisées, Ouvertures de pages et Temps passé sur les pages.
  4. Lire Pages les plus utilisées et Utilisateurs les plus actifs.
  5. Sous Par utilisateur et par page, sélectionner une session pour n'afficher qu'elle, puis sélectionner Ouvrir dans le journal d'activité dans le filtre au-dessus des cartes.

Le temps ne compte que lorsque la page est l'onglet affiché devant l'utilisateur. Ce n'est pas la durée de la connexion.

Utilisation des pages est vide

L'enregistrement dépend de Suivre l'utilisation des pages dans la Configuration générale. Il est activé par défaut.

Vérifier que les données ont atteint le STS

Choisir l'installation, puis suivre ses étapes de haut en bas.

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Historique de l’API.
  2. Renseigner Plage de dates. Renseigner Type de test pour se limiter à un module.

  3. Lire les lignes les plus récentes :

    Colonne Signifie
    ID de transaction L'identifiant d'une synchronisation
    Nombre d'enregistrements synchronisés Le nombre de fiches transportées
    Type de synchronisation Le sens et le type de données transférées
    URL Le serveur visé par la synchronisation
    Synchronisé sur Le moment de l'exécution

  4. Chercher une ligne récente avec un Nombre d'enregistrements synchronisés différent de zéro.

Un laboratoire dont les données manquent au niveau national n'a pas de ligne récente, ou des lignes à zéro fiche.

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → État de la synchronisation du laboratoire.
  2. Renseigner Province, District ou Nom du Labo pour réduire la liste, puis sélectionner Rechercher.

  3. Lire la ligne du laboratoire. Sa couleur suit son activité la plus récente :

    Statut Signifie
    Actif Synchronisé dans les 2 semaines
    En retard Synchronisé il y a 2 à 4 semaines
    Arrêté Synchronisé auparavant, mais pas depuis 4 semaines ou plus
    Jamais synchronisé Enregistré, jamais mis en service

  4. Comparer Synchronisation des derniers résultats du laboratoire et Dernière demande de synchronisation du STS. Un retard sur la première signifie que des résultats restent sur la machine du laboratoire. Un retard sur la seconde signifie que le laboratoire ne voit pas les nouvelles demandes.

  5. Pour voir quelles structures sont en retard, sélectionner la ligne du laboratoire. Détails de la synchronisation des laboratoires s'ouvre dans un nouvel onglet avec Demandes envoyées au laboratoire et Résultats reçus du laboratoire par structure.

Pour envoyer une commande à un laboratoire depuis cette page, voir Plan de commande à distance.

Tableau de bord de l’API

ADMIN → Surveillance → Tableau de bord de l’API suit les demandes reçues d'un DME ou d'un autre système par l'API. Il montre combien ont été reçues au laboratoire, testées et renvoyées, et signale les patients possiblement en double. Renseigner les filtres et sélectionner Rafraîchir le tableau de bord.

Vérifier qu'un automate envoie toujours

  1. Aller à ADMIN → Rapports → Activité des instruments.
  2. Ouvrir Événements de l'Interface Tool.
  3. Lire Événements (7 derniers jours), Échecs (7 derniers jours) et Dernier événement.
  4. Renseigner Instrument avec l'automate, puis sélectionner Rechercher.
  5. Lire la Date de l'événement la plus récente. Un événement en échec porte un Code d'échec. Pour garder la liste, sélectionner Exporter vers Excel.
  6. Si rien de récent n'apparaît, ouvrir les Connexions des outils d'interface du laboratoire d'analyse et lire la Dernière connexion. Voir Connexions de l'outil d'interface.

Une Dernière connexion ancienne signifie que l'outil d'interface n'atteint pas InteLIS.

Compter les tests par instrument et par test

Ces chiffres servent à suivre les réactifs par plateforme et à comparer les taux d'échec entre instruments et entre tests.

  1. Aller à ADMIN → Rapports → Activité des instruments.
  2. Ouvrir Tests par instrument. L'onglet apparaît quand la Charge virale ou l'EID est active.
  3. Renseigner Test, Testé le et Labo. Labo n'apparaît que si l'instance a des laboratoires d'analyse.
  4. Sélectionner Rechercher.
  5. Lire Par type d'instrument pour les totaux de chaque marque, et Par laboratoire, instrument et test pour chaque instrument. Quand l'analyseur envoie son numéro de série, il suit le nom de l'instrument : deux machines du même nom apparaissent sur deux lignes.
  6. Pour affiner Par laboratoire, instrument et test, choisir une valeur dans la liste au-dessus d'une colonne. Sélectionner l'en-tête d'une colonne pour trier. Total additionne les lignes affichées.
  7. Pour voir les échantillons derrière un nombre, sélectionner le nombre sous Échantillons, Valides du premier coup, Valides après retest ou Toujours en échec. La liste s'ouvre sous le tableau, avec le code du lot, la date du test, le résultat, le nombre de passages, l'ID de la série de l'analyseur et le message de l'analyseur de chaque échantillon.
  8. Lire Messages d'échec par instrument pour ce que l'analyseur a indiqué pour chaque passage en échec, du plus fréquent au moins fréquent. Un échec sans message de l'analyseur indique Non enregistré.

  9. Pour garder les chiffres, sélectionner Exporter vers Excel. Le fichier se télécharge quand il est prêt. La progression s'affiche dans le menu des exports.

    Ce que compte chaque colonne
    Colonne Compte
    Tests réalisés Chaque résultat et chaque échec enregistré, à la date du test
    Échec ou invalide Les tests au statut Échec
    Échantillons Chaque échantillon une seule fois, sous son dernier passage de la période
    Valides du premier coup Les échantillons dont le dernier passage est valide et qui n'ont jamais échoué
    Valides après retest Les échantillons dont le dernier passage est valide après un échec, dans la période ou avant
    Toujours en échec Les échantillons dont le dernier passage de la période a échoué : en attente de retest, ou de nouveau en échec

    Un échantillon testé sur deux instruments, ou en échec dans la période et retesté après, compte une seule fois, sous son dernier passage de la période. Les colonnes d'échantillons s'additionnent donc d'une ligne à l'autre, et Total donne le nombre d'échantillons.

    L'export contient aussi Résultats valides (les tests réalisés qui n'ont pas échoué), Échecs retestés (les échecs remplacés par un nouveau test, chacun compté aussi dans les tests réalisés), le modèle et le numéro de série de l'instrument, et une feuille Messages d'échec.

    Les échantillons annulés et rejetés ne sont pas comptés. Pour le même test, la même période et le même laboratoire, Tests réalisés correspond à Échecs dans les Indicateurs de performance du laboratoire.

    Si le test (essai) indique Non enregistré

    Le test (essai) est enregistré pour les résultats reçus de l'Interface Tool ou des fichiers de résultats GeneXpert et Abbott m2000, à partir de la mise à jour qui a ajouté cet onglet. Les résultats antérieurs, les résultats saisis à la main et les autres formats de fichier indiquent Non enregistré.

    Là où InteLIS lit directement la base de données de l'Interface Tool, les résultats antérieurs de l'Interface Tool sont complétés une fois, en arrière-plan, après la mise à jour qui lit le message de l'analyseur. Ils parviennent ensuite au serveur central avec la synchronisation suivante des résultats.

    Pour les résultats Abbott m2000, Alinity m et GeneXpert reçus de l'Interface Tool, le numéro de lot du réactif est aussi enregistré avec le résultat, avec sa date d'expiration quand l'analyseur l'envoie.

    Du même message, chaque résultat de l'Interface Tool garde aussi le modèle et le numéro de série de l'instrument, l'ID de la série de l'analyseur, son message sur la série (par exemple l'erreur derrière un test en échec) et les lectures envoyées avec le résultat, comme les cycles seuils. Les exports Charge virale et EID les contiennent, avec le lot de réactif.

    Si l'instrument indique Non enregistré

    Le résultat a été saisi à la main sans plateforme de test.

Lire le rapport de performance du laboratoire

  1. Aller à ADMIN → Rapports → Indicateurs de performance du laboratoire.
  2. Renseigner Test, Plage de dates, Afficher par et Labo. Labo n'apparaît que si l'instance compte des laboratoires d'analyse.
  3. Sélectionner Appliquer.

  4. Ouvrir l'onglet utile. Aperçu apparaît lorsque Test vaut Tous les tests (Aperçu). Les autres onglets apparaissent lorsqu'un seul test est choisi.

    Onglet Montre
    Aperçu Échantillons enregistrés et testés, résultats disponibles et en attente
    Délai d'exécution Le nombre moyen de jours entre prélèvement, réception au laboratoire, test et diffusion
    Volume d'analyses Les résultats par mode de saisie : Saisie manuelle, Interface de l'analyseur, Importation de fichiers. Les anciens résultats apparaissent comme Non classifié
    Échecs Les tests en échec, le taux d'échec et le taux de reprise d'analyse
    Rejets Les échantillons rejetés, le taux de rejet et les principaux motifs
    Patients avec tests répétés Les patients testés plus d'une fois, et les changements de résultat

  5. Pour garder une copie, sélectionner Exporter.

Comment ces chiffres sont-ils calculés ? sur la page explique chaque chiffre. Un échantillon testé deux fois compte pour deux tests : une reprise ne masque donc pas un échec.

Trouver où se perdent les échantillons

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Source des demandes.
  2. Renseigner Plage de dates et Type de test. La page ne montre rien tant que les deux ne sont pas renseignés.
  3. Réduire au besoin avec Province, Nom de la clinique, Nom du laboratoire d'analyse ou Source de la demande.
  4. Sélectionner Rechercher.
  5. Comparer les chiffres de chaque ligne : Nombre d'échantillons demandés, ayant fait l'objet d'un accusé de réception, reçus au laboratoire d'analyse, testés, et Nombre de résultats renvoyés. Le chiffre qui baisse montre où les échantillons s'arrêtent.

Lire la fiche derrière un résultat

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Métadonnées des résultats des tests.
  2. Renseigner Type de test.
  3. Renseigner Date du test de l'échantillon, ou saisir un ID de l'échantillon/Code du lot.
  4. Sélectionner Rechercher.
  5. Lire la ligne. Elle contient les dates de prélèvement, de réception et de test, le résultat et son statut, qui l'a testé et sur quel instrument, s'il a été saisi à la main, les détails d'un rejet, toute modification avec sa raison, et un lien vers le fichier importé.
  6. Pour l'envoyer au support, sélectionner Exporter vers Excel.

Voir le réseau de référence

  1. Aller à ADMIN → Rapports → Réseau de référencement des échantillons.
  2. Renseigner Plage de dates et Type de test.
  3. Renseigner Date basée sur : Date de prélèvement de l'échantillon, Date d'enregistrement de l'échantillon ou Date de test de l'échantillon. Compter par date de test correspond aux chiffres de test du laboratoire.
  4. Sélectionner Rechercher.
  5. Sélectionner un laboratoire ou une structure sur la carte pour n'afficher que ses liens. Le tableau Références par laboratoire et par type d'examen liste tous les liens.

Une structure sans latitude ni longitude est absente de la carte mais comptée dans le tableau. Pour ajouter des coordonnées, voir Structures et laboratoires.

Lire les fichiers journaux

  1. Aller à ADMIN → Surveillance → Visualisateur de fichiers journaux.
  2. Renseigner Date et Type de journal : Journaux d'erreurs système ou Journaux d'erreurs PHP.
  3. Filtrer par niveau, ou rechercher dans le texte.
  4. Si l'erreur ne figure pas dans le journal de ce jour, consulter Jours avec des erreurs correspondant à cette recherche. La liste donne chaque jour des 90 derniers qui a consigné une erreur correspondante. Sélectionner un jour pour ouvrir son journal avec la même recherche.
  5. Sélectionner Exporter le fichier journal et envoyer le fichier au support avec la demande.

Le journal consigne les défauts, pas les actions des utilisateurs.

Vérifier que tout fonctionne

Tâche Contrôle
Modification retracée La Piste d'audit nomme le champ, l'ancienne valeur, la nouvelle valeur et l'utilisateur
Synchronisation confirmée L'Historique de l'API ou l'État de la synchronisation du laboratoire montre une synchronisation récente avec des fiches
Automate confirmé actif L'Activité des instruments contient un événement récent de l'Interface Tool, et la Dernière connexion est récente
Échantillon manquant trouvé La Source des demandes montre l'étape où le chiffre baisse