Le trajet d'un échantillon, et qui intervient à chaque étape.
| Directement | L'échantillon arrive avec une fiche papier. Un utilisateur du laboratoire l'enregistre. InteLIS attribue l'ID. |
| Avec manifeste | La structure l'a déjà enregistré. Le laboratoire saisit un seul code de manifeste et active le colis entier. |
| Rôle | Travail |
|---|---|
| Personnel de la structure | Enregistrer les demandes, constituer les manifestes, consulter les résultats |
| Saisie au laboratoire | Enregistrer les échantillons directs, activer les manifestes, saisir les résultats |
| Superviseur | Vérifier et approuver, traiter les échecs, diffuser les rapports |
| Administrateur | Utilisateurs, structures, automates et listes des formulaires |
| Gestion des demandes | Enregistrer les demandes, activer les manifestes, constituer les batchs |
| Gestion des résultats des tests | Importer, saisir, approuver et envoyer les résultats |
| Gestion | Rapports, exports, impression |
Pour un échantillon arrivé avec une fiche papier et sans ID.
CHARGE VIRALE DU VIH › Gestion des demandes › Ajouter une nouvelle demande
| Question | Réponse |
|---|---|
| Structure absente de la liste | Elle n'est pas rattachée au test de charge virale. S'adresser à l'administrateur. |
| Astérisque rouge | Champ obligatoire. InteLIS refuse d'enregistrer sans lui. |
| Champs facultatifs | Les remplir quand la fiche papier a l'information. Les rapports ne comptent que ce qui est saisi. |
| Étiquette code-barres | Régler Imprimer une étiquette de code-barres avant d'enregistrer. Utiliser Modifier/Réessayer si aucune imprimante n'apparaît. |
| Erreur après enregistrement | La retrouver dans Afficher les demandes de test et sélectionner Modifier. Les demandes approuvées et rejetées se verrouillent après un nombre de jours défini depuis leur dernière modification. |
Ne pas enregistrer les échantillons d'un manifeste un par un. Aller à Gestion des demandes › Ajouter des échantillons à partir du manifeste, compter les tubes par rapport au manifeste, saisir le code, renseigner la date de réception et sélectionner Activer les échantillons.
L'étape qui garantit des ID identiques entre l'automate et InteLIS.
CHARGE VIRALE DU VIH › Gestion des demandes › Gérer le batch
| Message | Correction |
|---|---|
| Vous devez choisir une plateforme de test pour procéder | Sélectionner l'automate. |
| Veuillez sélectionner au moins un échantillon | Cocher des échantillons dans la liste. |
| Vous avez sélectionné un nombre d'échantillons supérieur à celui autorisé pour cette plate-forme | Décocher jusqu'à la capacité de l'automate. |
| Ce code de lot existe déjà. Essayez un autre code de lot | Utiliser un code différent. |
| Modifier | Changer les informations du batch et ses échantillons |
| Modifier le poste | Changer la position de chaque échantillon |
| PDF par lots / compacts | Réimprimer la planche de codes-barres |
| Supprimer | Disparaît dès qu'un échantillon du batch a un résultat. La suppression libère les échantillons vers la file des non testés. Elle ne supprime pas les échantillons. |
Utiliser la méthode la plus haute que le laboratoire et l'automate permettent.
Certains automates ne se connectent que pendant l'envoi. Un outil non connecté entre deux séries n'est pas forcément en panne. Vérifier pendant la libération.
Gestion des résultats des tests › Importer les résultats d'un fichier
| Couleur de la ligne | Action |
|---|---|
| Résultat pour l'ID de l'échantillon du VLSM | Accepter |
| ID de l'échantillon/ID ne provenant pas du VLSM | Ne pas accepter. Chercher pourquoi l'ID diffère |
| Le résultat existe déjà pour cet échantillon | N'écraser que si le nouveau résultat est le bon |
| Date du test : environ 1 mois ou 1 an après le prélèvement | Vérifier la date. Un écart d'un an est le plus souvent une faute de frappe |
Gestion des résultats des tests › Saisir le résultat manuellement
L'approbation vérifie que le résultat appartient bien à l'échantillon.
Gestion des résultats des tests › Gérer le statut des résultats
Remplacer l'existant écrase les noms déjà enregistrés. Laisser désactivé pour ne remplir que les champs vides.
Gestion › Imprimer le résultat
Gestion des résultats des tests › Envoyer le résultat du test par courriel
Seuls les résultats approuvés, et les échantillons rejetés, apparaissent sur les pages d'impression et d'envoi.
Un mauvais choix fausse les rapports du laboratoire.
| Situation | Action | Où |
|---|---|---|
| Échec ou lecture invalide, échantillon encore exploitable | Retest | Échec/Echantillons en attente |
| Échantillon non exploitable, la structure doit renvoyer | Rejeter, avec un motif | Gérer le statut des résultats |
| Échantillon introuvable | Perdu | Gérer le statut des résultats |
| Demande saisie deux fois, ou retirée par le clinicien | Annuler | Gérer le statut des résultats |
| Un import a marqué à tort de bons résultats en échec | Déplacer vers Accepté | Échec/Echantillons en attente |
Gestion des résultats des tests › Échec/Echantillons en attente
Le résultat est effacé et l'échantillon retourne dans la file des non testés avec le statut Sample Registered at Testing Lab (échantillon enregistré au laboratoire d'analyse). L'ajouter à un nouveau batch. La tentative en échec reste enregistrée, le taux d'échec reste exact.
Seuls les échantillons dont le résultat est exploitable sont déplacés. Les échecs réels sont ignorés. Si rien n'est déplacé, ces échantillons nécessitent un retest.
Tous les statuts possibles d'un échantillon et leur signification.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Sample Currently Registered at Health Center (Échantillon enregistré au centre de santé) | Enregistré dans une structure. Le laboratoire ne l'a pas reçu |
| Sample Registered at Testing Lab (Échantillon enregistré au laboratoire d'analyse) | Reçu par le laboratoire, en attente de test |
| Sample Referred to another Lab (Échantillon envoyé à un autre laboratoire) | Transmis à un autre laboratoire |
| Awaiting Approval (En attente d'approbation) | Un résultat est enregistré, en attente de validation |
| Accepted (Accepté) | Approuvé et disponible à l'impression ou à l'envoi |
| Rejected (Rejeté) | Non propre au test. Un motif de rejet est enregistré |
| Failed/Invalid (Échec/Invalidité) | Le test a eu lieu sans résultat exploitable |
| Hold (En attente) | Suspendu dans l'attente d'une décision |
| Sample Reordered (Échantillon réorganisé) | Renvoyé au test |
| Lost (Perdu) | Introuvable, ne sera pas testé |
| Expired (Expiré) | Non testé dans le délai fixé (Jours d'expiration de l'échantillon, 365 par défaut) |
| No Result (Aucun résultats) | Aucun résultat enregistré |
| Cancelled (Annulée) | Le test ne sera pas réalisé |
| Cancelled | Considéré comme jamais testé. Hors volumes de test et délai de rendu |
| Failed/Invalid | Compté dans le taux d'échec. Un retest conserve la tentative en échec |
| Rejected | Figure dans le rapport de rejet d'échantillons avec son motif |
| Accepted et Rejected | Les seuls statuts imprimables ou envoyables par courriel |
| Constat | Cause habituelle |
|---|---|
| Bloqué à Sample Currently Registered at Health Center | Le laboratoire n'a pas encore activé le manifeste |
| Bloqué à Sample Registered at Testing Lab après une série | Le résultat ne s'est pas rattaché. Vérifier l'ID sur l'automate |
| Bloqué à Awaiting Approval | Personne ne l'a encore approuvé |
| Toute une série affichée en Failed/Invalid | Souvent un problème d'import. Essayer Déplacer vers Accepté avant de retester |