InteLIS — aide-mémoires charge virale

Aide-mémoire 1 sur 7

Le parcours d'un échantillon

Le trajet d'un échantillon, et qui intervient à chaque étape.

Deux voies d'arrivée au laboratoire

Directement	L'échantillon arrive avec une fiche papier. Un utilisateur du laboratoire l'enregistre. InteLIS attribue l'ID.
Avec manifeste	La structure l'a déjà enregistré. Le laboratoire saisit un seul code de manifeste et active le colis entier.

Les étapes

1Enregistrer la demande, ou activer le manifeste

2Ajouter les échantillons à un batch

3Imprimer le PDF du batch

4Enregistrer sur l'automate depuis le PDF

5Lancer le test

6Saisir le résultat

7Vérifier et approuver

8Imprimer ou envoyer

La règle essentielle L'automate et InteLIS ne s'accordent que sur l'ID de l'échantillon. Toujours enregistrer les échantillons sur l'automate à partir du PDF du batch imprimé. Jamais depuis la fiche papier, une liste de travail séparée ou de mémoire. Un ID qui diffère d'un seul caractère produit un résultat qui ne correspond à aucun échantillon.

Qui fait quoi

Rôle	Travail
Personnel de la structure	Enregistrer les demandes, constituer les manifestes, consulter les résultats
Saisie au laboratoire	Enregistrer les échantillons directs, activer les manifestes, saisir les résultats
Superviseur	Vérifier et approuver, traiter les échecs, diffuser les rapports
Administrateur	Utilisateurs, structures, automates et listes des formulaires

Plan du menu

Gestion des demandes	Enregistrer les demandes, activer les manifestes, constituer les batchs
Gestion des résultats des tests	Importer, saisir, approuver et envoyer les résultats
Gestion	Rapports, exports, impression

Aide-mémoire 2 sur 7

Enregistrer une demande de test

Pour un échantillon arrivé avec une fiche papier et sans ID.

CHARGE VIRALE DU VIH › Gestion des demandes › Ajouter une nouvelle demande

Choisir la Province, puis le District, puis la Clinique/Centre de santé. Chaque liste filtre la suivante.
Choisir le Labo de test.
Saisir l'identifiant du patient exactement comme sur la fiche papier.
Lire l'avis sur les demandes antérieures qui s'affiche. S'arrêter si cet échantillon est déjà enregistré.
Saisir la date de naissance, ou l'âge en années, ou l'âge en mois pour un nourrisson.
Saisir la Date de prélèvement et Échantillon envoyé le depuis la fiche papier, pas la date du jour.
Choisir le Type d'échantillon.
Remplir la section traitement et l'indication du test.
Laisser la section laboratoire vide. Le laboratoire la remplit après le test.
Sélectionner Sauvegarder, ou Sauvegarder et Suivant pour enchaîner.

Ne pas saisir d'ID d'échantillon InteLIS génère l'ID de l'échantillon au moment de l'enregistrement.

Réponses rapides

Question	Réponse
Structure absente de la liste	Elle n'est pas rattachée au test de charge virale. S'adresser à l'administrateur.
Astérisque rouge	Champ obligatoire. InteLIS refuse d'enregistrer sans lui.
Champs facultatifs	Les remplir quand la fiche papier a l'information. Les rapports ne comptent que ce qui est saisi.
Étiquette code-barres	Régler Imprimer une étiquette de code-barres avant d'enregistrer. Utiliser Change/Retry si aucune imprimante n'apparaît.
Erreur après enregistrement	La retrouver dans Afficher les demandes de test et sélectionner Modifier. Les demandes se verrouillent après quelques jours.

Réceptionner un colis à la place

Ne pas enregistrer les échantillons d'un manifeste un par un. Aller à Gestion des demandes › Ajouter des échantillons à partir du manifeste, compter les tubes par rapport au manifeste, saisir le code, renseigner la date de réception et sélectionner Activer les échantillons.

Aide-mémoire 3 sur 7

Créer un batch et lancer l'automate

L'étape qui garantit des ID identiques entre l'automate et InteLIS.

CHARGE VIRALE DU VIH › Gestion des demandes › Gérer le batch

Sélectionner Créer un nouveau batch.
Choisir d'abord la Plateforme de test. Elle fixe la capacité du batch.
Saisir un Code de batch unique.
Régler les Positions selon l'étiquetage de l'automate.
Filtrer la liste, puis régler Sort By sur l'ordre de chargement de la série.
Cocher les échantillons, ou utiliser Automatically select samples for Batch.
Sélectionner Sauvegarder et Suivant.
De retour sur la liste, sélectionner PDF par lots ou PDF par lots compacts.
Imprimer le PDF et l'emporter à l'automate.
Scanner ou saisir chaque ID d'échantillon à l'automate depuis le PDF imprimé.
Lancer le batch.

Ne jamais saisir les ID depuis une autre source Ni depuis la fiche papier. Ni depuis une liste de travail séparée. Ni de mémoire. Un résultat portant un ID non reconnu ne se rattache à aucun échantillon, et l'échantillon reste dans la file des non testés.

Si InteLIS bloque l'enregistrement

Message	Correction
Choose a testing platform to proceed	Sélectionner l'automate.
Select at least one sample	Cocher des échantillons dans la liste.
More than the allowed number for this platform	Décocher jusqu'à la capacité de l'automate.
Batch code already exists	Utiliser un code différent.

Actions sur une ligne de batch

Modifier	Changer les informations du batch et ses échantillons
Edit Position	Changer la position de chaque échantillon
PDF par lots / compacts	Réimprimer la planche de codes-barres
Supprimer	Disparaît dès qu'un échantillon du batch a un résultat. La suppression libère les échantillons vers la file des non testés. Elle ne supprime pas les échantillons.

Aide-mémoire 4 sur 7

Saisir les résultats : trois méthodes

Utiliser la méthode la plus haute que le laboratoire et l'automate permettent.

Méthode 1 — Outil d'interface (à privilégier)

Confirmer que l'outil d'interface est installé, en cours d'exécution et à jour.
Confirmer que l'automate est indiqué comme connecté dans l'outil d'interface.
Si l'automate permet la libération manuelle, libérer la série après vérification. Sinon il libère selon sa propre logique.
Les résultats parviennent à InteLIS d'eux-mêmes. Pas d'import, pas de bouton.

Certains automates ne se connectent que pendant l'envoi. Un outil non connecté entre deux séries n'est pas forcément en panne. Vérifier pendant la libération.

Méthode 2 — Import de fichier

Gestion des résultats des tests › Importer les résultats d'un fichier

Exporter le fichier depuis l'automate. Il doit porter les ID d'InteLIS.
Choisir le Nom de l'instrument/plateforme et le Specific Machine Name/Code. Un mauvais choix rend l'import illisible.
Choisir le Nom du laboratoire de test et le fichier. Formats acceptés : xls, xlsx, csv, txt.
Sélectionner Envoyer.
Vérifier la mention Sample source sur chaque ligne avant d'accepter.
Renseigner un statut par ligne, puis testeur, réviseur et approbateur, et Sauvegarder.

Mention Sample source	Action
Result for Sample ID from VLSM	Accepter
Sample ID not from VLSM	Ne pas accepter. Chercher pourquoi l'ID diffère
Result already exists	N'écraser que si le nouveau résultat est le bon
Test date 1+ mois ou 1+ an après le prélèvement	Vérifier la date. Un écart d'un an est presque toujours une faute de frappe

Méthode 3 — Saisie manuelle (dernier recours)

Gestion des résultats des tests › Saisir le résultat manuellement

Régler Statut sur Résultats non enregistrés et trouver l'échantillon.
Sélectionner Saisir le résultat.
Renseigner la date de réception, la date du test, la plateforme et le résultat.
Relire le résultat par rapport au tirage de l'automate avant d'enregistrer.
Sélectionner Sauvegarder. Le résultat doit ensuite être approuvé.

Si les résultats n'arrivent pas Vérifier que l'automate a libéré la série. Vérifier que l'outil d'interface indique l'automate comme connecté. Vérifier que les ID correspondent. Puis demander à l'administrateur de contrôler la Dernière connexion sous Structures sanitaires, le laboratoire de test, Connexions des outils d'interface.

Aide-mémoire 5 sur 7

Approuver et diffuser les résultats

L'approbation vérifie que le résultat appartient bien à l'échantillon.

Approuver

Gestion des résultats des tests › Gérer le statut des résultats

Régler Afficher les échantillons qui sont sur Non approuvé/rejeté.
Filtrer par Code de batch. Une série à l'écran, un tirage à vérifier.
Pour chaque ligne, contrôler trois points sur le tirage : l'ID correspond, le résultat correspond, le patient est celui attendu.
Cocher les lignes à approuver.
Dans Actions groupées, régler Statut sur Accepté.
Renseigner Approbateur, et testeur et réviseur si le laboratoire les enregistre.
Sélectionner Appliquer et confirmer.

Remplacer l'existant écrase les noms déjà enregistrés. Laisser désactivé pour ne remplir que les champs vides.

L'ID et le patient ne correspondent pas Ne pas approuver. L'échantillon a été enregistré sur le mauvais patient, ou chargé dans la mauvaise position de l'automate. Le mettre en attente et investiguer.

Imprimer

Gestion › Imprimer le résultat

Travailler depuis l'onglet Résultats pas encore imprimés.
Filtrer, cocher, puis Imprimer les résultats sélectionnés PDF.
Limite de 1000 résultats par impression. Les réimpressions sont sur le second onglet.

Envoyer par courriel

Gestion des résultats des tests › Envoyer le résultat du test par courriel

Choisir Facility Name (To), saisir l'objet et le message.
Régler Mail Sent Status sur Samples Not yet Mailed.
Cocher les résultats, sélectionner Suivante, confirmer. Limite de 100 par courriel.
Les résultats partent vers les adresses enregistrées pour la structure.

Seuls les résultats approuvés apparaissent sur les pages d'impression et d'envoi.

Aide-mémoire 6 sur 7

Échec, rejet, perte ou annulation ?

Un mauvais choix fausse les rapports du laboratoire.

Choisir la bonne action

Situation	Action	Où
Échec ou lecture invalide, échantillon encore exploitable	Retest	Échec/Echantillons en attente
Échantillon non exploitable, la structure doit renvoyer	Rejeter, avec un motif	Gérer le statut des résultats
Échantillon introuvable	Perdu	Gérer le statut des résultats
Demande saisie deux fois, ou retirée par le clinicien	Annuler	Gérer le statut des résultats
Un import a marqué à tort de bons résultats en échec	Déplacer vers Accepté	Échec/Echantillons en attente

Ne jamais annuler un échantillon testé et en échec Annulé signifie jamais testé. L'échantillon sort des volumes de test et du délai de rendu. Échec le maintient dans le taux d'échec. Utiliser l'annulation pour effacer des échecs masque un indicateur réel de qualité.

Retester

Gestion des résultats des tests › Échec/Echantillons en attente

Régler Résultat Statut sur Échec et sélectionner Rechercher.
Cocher les échantillons.
Sélectionner Retester les échantillons sélectionnés.

Le résultat est effacé et l'échantillon retourne dans la file des non testés avec le statut Échantillon enregistré au laboratoire de test. L'ajouter à un nouveau batch. La tentative en échec reste enregistrée, le taux d'échec reste exact.

Récupérer des résultats marqués en échec par erreur

Cocher les échantillons concernés.
Sélectionner Déplacer la sélection vers « Accepté » et confirmer.

Seuls les échantillons dont le résultat est exploitable sont déplacés. Les échecs réels sont ignorés. Si rien n'est déplacé, ces échantillons nécessitent un retest.

Annuler

Régler Afficher les échantillons qui sont sur Peut être annulé.
Cocher les échantillons, régler Statut sur Annulée, sélectionner Appliquer.
Saisir le mot de confirmation demandé.

Aide-mémoire 7 sur 7

Les statuts en un coup d'œil

Tous les statuts possibles d'un échantillon et leur signification.

Statut	Signification
Échantillon actuellement enregistré au centre de santé	Enregistré dans une structure. Le laboratoire ne l'a pas reçu
Échantillon enregistré au laboratoire de test	Reçu par le laboratoire, en attente de test
Échantillon envoyé à un autre laboratoire	Transmis à un autre laboratoire
En attente d'approbation	Un résultat est enregistré, en attente de validation
Accepté	Approuvé et disponible à l'impression ou à l'envoi
Rejeté	Non propre au test. Un motif de rejet est enregistré
Échec/Invalidité	Le test a eu lieu sans résultat exploitable
En attente	Suspendu dans l'attente d'une décision
Échantillon réorganisé	Renvoyé au test
Perdu	Introuvable, ne sera pas testé
Expiré	Au-delà de la durée de conservation autorisée
Aucun résultats	Aucun résultat enregistré
Annulée	Le test ne sera pas réalisé

Effet sur les rapports

Annulée	Considéré comme jamais testé. Hors volumes de test et délai de rendu
Échec/Invalidité	Compté dans le taux d'échec. Un retest conserve la tentative en échec
Rejeté	Figure dans le rapport de rejet d'échantillons avec son motif
Accepté	Le seul statut imprimable ou envoyable par courriel

Situations courantes

Constat	Cause habituelle
Bloqué à Échantillon actuellement enregistré au centre de santé	Le laboratoire n'a pas encore activé le manifeste
Bloqué à Échantillon enregistré au laboratoire de test après une série	Le résultat ne s'est pas rattaché. Vérifier l'ID sur l'automate
Bloqué à En attente d'approbation	Personne ne l'a encore approuvé
Toute une série affichée en Échec/Invalidité	Souvent un problème d'import. Essayer Déplacer vers Accepté avant de retester